Digitalisering av kommunal sektor

Innlegg sist oppdatert av

Digitalisering

I IKT- og myndighetskretser snakkes det ofte om digitalisering av offentlig sektor, og da også innenfor kommunal virksomhet. Det er ønskelig å gi innbyggerne et reelt digitalt førstevalg, og at digitaliseringen skal bidra til effektivisering og rasjonalisering av offentlig sektor med hjelp av IKT som verktøy.

Innimellom høres det ut som om kommunene er noen skikkelige bremseklosser med å ta IKT effektivt i bruk. Selvsagt kan det være noe i uttrykket at desto flere kokker, jo mer søl. Det finnes mange kommuner i vårt land (428 stk. før kommunereformen) av ulike størrelser, mange ulike sjefer med sine egeninteresser og ulike økonomiske og personellmessige forutsetninger, som igjen vil påvirke evnen til å kunne digitalisere med de knappe ressurser kommunene måtte besitte.

Min hypotese eller påstand er likevel: En stor “show-stopper” for digitalisering i kommunene er leverandørene av IKT-systemer (fagsystemer) til offentlig sektor. I tillegg må en del kultur endres, mer samordning og koordinering må til, og lovverket må på enkelte områder oppdateres.

Svært få kommuner har anledning til skreddersøm, så for de fleste blir det snakk om å kjøpe inn et standard system tilpasset kommunal virksomhet. Ofte er det snakk om spesialiserte systemer fra leverandører slik som Acos, Visma, Infodoc, Norkart osv. Slettes ikke alltid er forholdet mellom kost, nytte og risiko bra sett fra en kommunes ståsted

Via anbudsprosesser ender man gjerne opp med en kombinasjon (cocktail) av diverse fagsystemer levert av ulike leverandører. I en mindre kommune kan det fort være snakk om 50-60 fagsystemer. Å få alle disse til å spille på lag med hverandre, dvs. å få til integrasjon mellom dem, er i praksis ikke alltid så lett. Ulike leverandører samarbeider ikke alltid så godt med sine “konkurrenter”. En endring i ett system gir problemer i de andre, leverandørene vet å fakturere integrasjoner med gaffel og innimellom selger de løsninger som slettes ikke vil kommunisere på tvers.

Ofte selges også skinnet før bjørnen er skutt. Systemer som ikke er ferdigutviklet selges til kundene, og kommunene blir mer eller mindre betatestere (testkaniner) uten at disse fakta ble vektlagt i salgsprosessen av selger. Prisbildet og de økonomiske konsekvensene for kjøp og innføring av selve grunnsystemet er ofte oversiktlig og greit nok dokumentert. Imidlertid kommer det ofte en god del plusser underveis. Tilleggsmoduler, oppgraderinger og konsulenttjenester må kjøpes til kunstig dyre priser – “blodpriser” – for å få tilgang på all nødvendig funksjonalitet osv. Alle store feil og problemer med et system skal bli løst i neste versjon.

Det er ikke så veldig mange leverandører av fagsystemer til kommunal sektor å velge blant. Lovverk, personvern, andre krav fra høyeste hold og kommunal sektors særegenhet gjør det ikke mulig å ta i bruk hvilket som helst system utviklet for privat sektor. Kommunal IKT er et “sært” og nisjepreget marked, normalt sett med masse reguleringer fra rikspolitisk hold. Dette at det er få aktører om “kaka” (markedsformen oligopol) kan også se ut til å gjøre leverandørene lite interessert i innovasjon og videreutvikling av sine systemer.

Litt bakgrunnsinformasjon om digitalisering før jeg går videre med mine resonnementer:

  • Visjon i KS’ digitaliseringsstrategi for kommunesektoren: “en samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg“.
  • Wikipedia: “Digitalisering blir således brukt som et uttrykk for arbeidet med å effektivisere prosessene ved hjelp av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT)”.

Ifølge undersøkelse gjennomført av Telenor har ikke kommunene kommet så langt med å levere digitale selvbetjeningsløsninger og tjenester over nett. Vi som innbyggere ønsker jamt over mer digitale løsninger. Fra pressemeldingen om undersøkelsen er følgende sitater hentet:

  • “Bare et fåtall norske kommuner lever opp til innbyggernes forventninger om selvbetjeningsløsninger.”
  • “I årets undersøkelse går det frem at kommune-Norge er kommet kort på veien med å tilby sine ansatte gode digitale verktøy og sine innbyggere gode selvbetjeningsløsninger.”

Sett fra brukerperspektiv er selvsagt også jeg interessert i at kommunene får digitalisert. Det er noe avleggs å måtte etterspørre analoge søknadsskjemaer som må fylles ut for hånd og leveres tilbake til kommunen via personlig oppmøte eller oversendelse som “snail mail” (posten). Som mange andre har jeg selvsagt også kommet borti det som kan kalles kvasi-digitalisering. Skjema foreligger elektronisk på nett til nedlasting, men det må skrives ut før utfylling og retur via post eller innlevering. Andre sektorer har nok kommet lengre enn kommunene, f. eks. bankene og likeså billettsalg (konserter, fly, hoteller etc.).

Alt i alt er den reelle status at kommunene jevnt over ikke klarer å innfri innbyggernes økte forventninger til å kunne få utført tjenester via IKT-hjelpemidler og nettet. Offentlige virksomheter utnytter ikke i tilstrekkelig grad de muligheter digitalisering gir for effektivisering m. m.

Den generelle utviklingen på IKT-området innenfor kommunal sektor i årene framover slik jeg ser det:

  • Fortsatt mange ulike fagsystemer fra ulike leverandører i bruk, med behov for kommunikasjon og integrasjoner (dataflyt) mellom dem.
  • Økt digital modenhet og mer avansert bruk av IKT-løsninger og systemer.
  • Gode systemer for arkivering (med NOARK-kjerne) og saksbehandling blir ikke mindre viktig. Det blir også økt behov for god funksjonalitet for innbyggerdialog via nettet knyttet opp mot sak- og arkivsystem/dokumenthåndteringssystem.
  • Muligens kommer systemer for store data (“Big Data”) også til kommunal sektor.
  • Stadig mer bruk av og flere krevende nett-tjenester. Lokalt installert programvare vil i mange tilfeller bli erstattet av nettbaserte løsninger.
  • Mer bruk av skytjenester (og annen ekstern hosting og tjenester).
  • Mer bruk av video, videokonferanser og strømming i tiden framover.
  • Storstilt digital transformasjon, digitalisering, robotisering og automatisering, også innenfor kommunal sektor.
  • BYOD (Bring-Your-Own-Device) krever sitt av nettverk, infrastruktur og sikkerhetsløsninger (spesielt alle mobiltelefonene som kobles til).
  • IoT (tingenes internett) kommer nok etter hvert for fullt innenfor kommunal sektor. Bruk av masse sensorer osv.
  • Mer bruk av velferdsteknologi med behov for kommunikasjon vil dukke opp.
  • Enda mer bruk av trådløst inkludert mobilt sluttbrukerutstyr, og behov for større båndbredde til slikt utstyr.
  • Informasjonssikkerhet og personvern vil bli enda viktigere i dag, jf. Innføringen av GDPR.
  • Kommunereformen vil medføre økte kommunikasjonsbehov via IKT (videokonferanser m. m.) mellom ulike kommunale enheter pga. økte avstander.
  • Digitalisering og digitalt førstevalg “inn i tiden”, som vil gi økt automatisert bruk av IKT. Roboter, chatbots, kunstig intelligens (AI), maskinlæring, utvidet/virtuell virkelighet, 3D-printing m. m. kommer for fullt.
  • Innovasjon blir sentralt for å få på lufta nye tjenester og muligheter, og ikke bare digitalisering av det eksisterende.
  • Får vi endelig oppleve det papirløse kontor som de har snakket om i flere tiår?
  • Opplæring og andre tiltak for å styrke kompetansen blant kommunale IKT-brukere er viktig.
  • IKT er ikke bare teknologi. Også viktig med gode rutiner blant ansatte, brukere og elever, og ikke minst økt bevissthet rundt nettvett og datasikkerhet/personvern.

All digitalisering og IKT-bruk skal støtte opp rundt kommunal tjenesteyting og/eller intern administrasjon. IKT og digitalisering er ikke et mål i seg selv.

 

Som nevnt tidligere mener jeg ennå at kommunene kan ikke ta hele skylden for mangelfull modenhet innenfor digitalisering. Leverandørene av IKT-systemer til kommunal sektor må ta sin del av skylda. Gjentar det jeg skrev i denne artikkelens ingress:

Min hypotese eller påstand er likevel: En stor “show-stopper” for digitalisering i kommunene er leverandørene av IKT-systemer (fagsystemer) til offentlig sektor. Kommunereformen vil også i en periode medføre sprengt kapasitet for mange av leverandørene.

Kommunale IKT-systemer

Kommuner har f. eks. som oftest IKT-systemer/fagsystemer for håndtering av opplysninger innenfor områder slik som:

  • Barnevern
  • Helse- og omsorg inkludert elektronisk pasientjournaler (EPJ), typisk i bruk innenfor pleie-, rehabilitering- og omsorg.
  • Journalsystem for leger, inkludert elektronisk pasientjournaler (EPJ). Timebestilling og kommunikasjon via nettet.
  • Sosialhjelp sosialkontor, kommunal del av NAV.
  • Elev- og barnehageadministrasjon (oppvekst, skoler, barnehager, kulturskoler, voksenopplæring).
  • Diverse kartleggingssystemer (diagnose/måling) skole, kartlegging av elever med særskilte behov.
  • Læringsplattform skole.
  • Tekniske tjenester, f. eks. kartsystemer, Matrikkel-opplysninger, eiendomsinformasjon, håndtering av gebyrer og eiendomsadministrasjon.
  • Byggesak og byggesaksbehandling, plansak.
  • FDV-systemer (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) i forbindelse med administreringen av kommunale bygg, anlegg, eiendommer, renhold osv.
  • Brann og feiing, forebyggende, tilsyn.
  • Systemer for dokumentasjon av kommunale veier og broer.
  • Skatteinnkreving.
  • Systemer for kino (billettsalg) og biblioteker (utlån).
  • Saksbehandlings- og arkivsystemer.
  • Økonomisystem/ERP (budsjettering, bokføring/regnskap, fakturering, årsoppgjør, innkreving/innfordring, innkjøpshåndteringssystemer m. m.)
  • Lønn og personale (HRM), inkludert ressursplanlegging og rekrutteringssystem.
  • Adgangssystem/nøkkelkortsystem.
  • Telefoni- og sentralbordsystem (fasttelefon og mobil).
  • Videokonferansesystemer og strømming av politiske møter (video).
  • Nett-tjenester: Nettsider, selvbetjeningsportal/søknadssenter, politikerportal, innsynsløsninger, portal og intranett. Flere og flere systemer med kobling mot digital postkasse-løsninger (KS SvarUT og SvarINN) og ID-porten.
  • IKT brukerstøtte (helpdesk).
  • Krisehåndteringssystem og innbyggervarsling.
  • Kvalitets- og avviks­håndteringssystem, internkontroll, rutinearkiv.
  • System for håndtering (administrasjon) av flyktninger.
  • Landbrukssystemer.
  • Systemer for driftskontroll/driftsovervåkning og SD-anlegg, inkludert PLS-systemer. Vann- og avløp benytter også slike systemer.
  • Generelle IKT-systemer og servere (gjerne Windows Server), inkludert filservere, print-servere, applikasjons-servere, databaseservere, web-servere, e-post/kalender osv.)
  • Klientnivå/klientutstyr: PCer, nettbrett og mobiltelefoner/mobile enheter med ulike operativsystemer (Windows, Android, iOS, Mac OS). Muligheter for “hjemme-kontor” med tilgang på fagsystemer, e-post og kontorstøttesystemer (“Office-pakken”).
  • Valgsystem under valg (Stortingsvalg eller kommune- og fylkestingsvalg).
  • Brukerhjelpsystem IKT (“helpdesk”).
  • Enkelte kommuner: Havnesystemer.
  • På full fart inn: Velferdsteknologi, tingenes Internett (IoT), sensorteknologirobotisering / robot-teknologi/chatbotstore data / stordata (“Big Data”), kunstig intelligens (AI) og blokkjede-teknologi.

Enkelte systemer har koblinger mot f. eks. Folkeregisteret, FEIDE eller mot Norsk HelsenettMange av systemene har eller kan bygges ut med selvbetjening via nettet.

Mellom mange av systemene er det integrasjoner og dataflyt på kryss og tvers. Det er også mange bakenforliggende systemer som den vanlige bruker aldri ser noe til.

Til og med fra statsminister-hold snakkes det om og planlegges for en digital revolusjon og digitalisering:

 

Noen stikkordsmessige og u-systematiserte momenter rundt digitalisering:

  • Enkelte steder kan en utfordring i digitaliseringsarbeidet være mange «kongen på haugen»-personer og enheter (mange småkommuner, og også mange småsjefer innenfor en kommune).
  • Enkelte kommuners knappe ressurser innenfor økonomi og personell kan selvsagt ha noe å si for digitaliseringen og digitaliseringstempoet.
  • Leverandørene av IKT-systemer er etter mitt syn et problem! Vanskelig å få god integrasjon til en hensiktsmessig pris mellom ulike datasystemer, spesielt mellom systemer fra ulike leverandører. En leverandør gjør en endring, som igjen påvirker kommunikasjonen mot andre systemer. Integrasjonsarbeidet blir også gjerne “fakturert med gaffel”.
  • En del leverandører har lukkede API-er på sine fagsystemer som de hemmeligholder til “the bitter end”.
  • Min påstand er at det vel så mye er leverandørene av datasystemer til kommunal sektor som er sinker, som kommunene selv.
  • En standard norsk kommune er for liten til å drive med “skreddersøm” av systemene.
  • Mangel på samordning, samarbeid og samhandling på tvers av kommuner, offentlige nivåer/aktører (overfor f. eks. fylkeskommuner og stat) samt mot privat sektor?
  • Lite med drahjelp “ovenfra” (statlig hold).
  • Enkelte kommuner har nok lav modenhet på IKT-siden.
  • Komplekst å digitalisere alle tjenester i en kommune. Mange ulike tjenesteområder, mange ulike fagsystemer osv. Alt må spille på lag.
  • Høye kostnader med noe usikre gevinster/resultater.
  • Krever tid, ressurser (økonomiske) og kompetanse, som ofte er en knapphet i mange kommuner. En travel hverdag med “brannslukking” gjør det vanskelig å prioritere slike store nye prosjekter.
  • Det må tas hensyn til datasikkerhet, personvern og regelverk/lover.
  • Samordnede digitale tjenester og gjenbruk av registrert informasjon er et “must”.
  • Enkelte kommuner sliter med at toppledelsen er lite engasjert i og giret på digitalisering. Engasjement og involvering fra ledelsen er en kritisk suksessfaktor for vellykket digitalisering og endring. Digitaliseringsprosjekter må/bør være forankret i ledelsen for å få til en vellykket gjennomføring.
  • Ansatte på ulike nivåer må/bør involveres for å få til et eierforhold til digitaliseringen.
  • Digitalisering gir vel ikke automatisk effektivisering? Ofte må det også gjøres store organisatoriske/personellmessige endringer for å hente ut gevinster.
  • Alt kan vel ikke digitaliseres? (“Varme hender” innenfor f. eks. helse, personlig kontakt/relasjon mellom lærer og elever osv.)
  • Digitalisering og globalisering går ofte hånd i hånd, på godt og vondt. Digitaliseringen bidrar ofte også til standardisering.

Eksempler på noen ting som kan digitaliseres:

  • Dialogen (saksrelatert) mellom kommune og innbyggere.
  • Søknader på stillinger, barnehageplasser, SFO, helsetjenester osv.
  • Velferdsteknologi (Tekniske installasjoner/løsninger til selvhjelp, økt livskvalitet og verdighet i egen bolig).
  • Tekniske tjenester (kart, byggesøknader, eiendomsinformasjon, feiing etc. via selvbetjeningsløsninger).
  • Innbyggervarsling (kriser, brudd på ledningsnett vann osv.)
  • Tingenes internett (Internet of Things, IoT) vil også bli en del av kommune-Norge.
  • I stor grad allerede digitalisering: Utsendelse av kommunale fakturaer til innbyggerne (kommunale avgifter, eiendomsskatt, barnehageplass, pleietjenester osv.).
  • Driftskontroll-systemer/SD-anlegg er allerede i bruk, men kan nok utvides til å omfatte enda mer.

En utfordring er at digitaliseringen kan bli fragmentert pga. man må forholde seg til ulike systemer for ulike tjenesteområder. Samordning på tvers av tjenesteområdene kan være en utfordring.

Jeg gjengir ordrett det jeg skrev i forbindelse med min skeptiske artikkel til digitale postkasser:

Innenfor kommunal sektor (og øvrig offentlig sektor) er det en del snakk om digitalt førstevalg for tida. Digitalisering skal bidra til at tilgjengeligheten via nettet økes, og bedre tjenester og innsparinger ønskes oppnådd. Miljøet skal bli belastet med mindre avfall og mindre behov for forurensende transport. Offentlig sektor står foran en digital transformasjon sies det. En sentral del i dette arbeidet er at innbyggerne tar i bruk digitale postkasser, som i praksis ofte innebærer bruk av KS Svar UT i kommuneadministrasjonens ende.

 

Ifølge undersøkelsen IT i praksis 2016 (se senere lenke til Digi sin omtale) ønsker norske kommuner å digitalisere. Imidlertid har de liten oversikt over hva slags gevinster en slik digitalisering vil gi internt eller for innbyggerne og næringslivet. Et problem er visstnok lav kompetanse blant dem som arbeider med og tar beslutninger rundt digitaliseringsprosessen.

En konsekvens av digitaliseringen kan være at arbeidsoppgaver blir borte og personell/ansatte blir overflødige. Maskinene erstatter menneskene i enkelte tilfeller. Enkelte yrkesgrupper kan mer eller mindre bli radert ut. Menneskelige arbeidsoppgaver som gjenstår vil gjerne kreve annen kompetanse enn den organisasjonen i utgangspunktet besitter.

IKT-teknologisk utvikling, hvem styrer hva, teknologideterminisme

Når det gjelder teknologien og den IKT-teknologiske utviklingen: Hvem styrer hva? Er det teknologien som styrer mennesket og samfunnet, eller mennesket og samfunnet som styrer teknologien? Hva bør få gjelde: Teknologisk optimisme kontra teknologisk pessimisme, eller noe midt mellom?

Slik jeg ser det er teknologien i seg selv verken god eller ond. Teknologien er et hjelpeverktøy, og alt avhenger av hvordan den utnyttes og styres. En viss styring er absolutt påkrevd, spesielt i de tider vi nå går i møte med robotteknologi og kunstig intelligens.

Sitat fra “De særnorske tegnene æøå skaper ennå trøbbel!”:

“Innenfor IKT er det nok innimellom litt mye teknologideterminisme, dvs. teknologien styrer samfunnsutviklingen uten (med liten) innvirkning fra mennesker. I stedet er det nok vi mennesker som i større grad burde ha styrt utviklingen og ikke funnet oss i at problem X og Y oppstår pga. teknologien er slik. Teknologien skal være et hjelpeverktøy for oss mennesker og ikke styre oss og sette begrensninger. Teknologien skal være til hjelp for og for å tjene oss mennesker og brukere. Krav må kunne stilles til teknologien!”

Les mer om teknologideterminisme hos Wikipedia.

 

Sentrale begreper og mål/ønskede effekter med digitalisering: Effektivisering, innovasjon, automasjon (kontorautomasjon) og økt produktivitet. Fornying, forenkling, forbedring. Robotene og chatbotene overtar? Bruken av kunstig intelligens (AI) og kunstig/utvidet virkelighet gir mange nye muligheter.

Digitalisering vil gi oss flere innsynsløsninger, innbyggerløsninger og selvbetjeningsløsninger (24/7) rettet mot oss innbyggere. Vi vil også helt sikkert få se mye mer til nasjonale fellesløsninger i årene som kommer. Innenfor helse/pleie og omsorg er det mye snakk om kjernejournal, hvor en person skal ha en journal. Sentrale selvbetjeningsløsninger pr. dags dato via helsenorge.no: Kjernejournal, e-resept, pasientreiser, bytting av fastlege m. m.

Digitalisering er egentlig gammelt nytt

På mange måter framstår digitalisering som et nytt “hype-ord” for noe velkjent. Egentlig innebærer det ikke så mye revolusjonerende nytt begrepet i seg selv, selv om de praktiske endringene og omleggingene nok blir betraktelig større i årene som kommer enn dem vi har sett så langt. Helt fra barndommen til datateknologien har hensikten med å ta teknologi i bruk vært å oppnå ulike former for gevinster eller forbedringer.

EDB/IT/IKT har i en årrekke blitt benyttet som hjelpeverktøy eller hjelpemiddel for å oppnå f. eks konkurransefortrinn, bedre tjenester/service, økt effektivitet, rasjonalisering, automatisering osv. Allerede som student hadde jeg et fag som hadde tittelen «kontorautomasjon» som i grove trekk gikk ut på akkurat det samme som dagens nymotens digitalisering.

Imidlertid har den teknologiske utviklingen kommet mye lengre enn for bare f. eks. 5 år siden, slik at mulighetene teknologien gir for digitalisering og helt nye tjenester har blitt betraktelig større. Sluttresultatene blir nok også mye mer omfattende og inngripende i alt enn tidligere runder.

 

For å oppnå ønskede gevinster vil det ofte være behov for organisatoriske og personellmessige endringer. I hvert fall en omlegging av interne rutiner må ofte finne sted. (I studietider lærte vi om PSO. Ved endringer blir det ofte behov for endringer og gjensidig samspill mellom person/personell, system og organisasjon.) Digitalisering er ikke bare teknologi!

I forbindelse med digitalisering må det ikke glemmes at det alltid vil finnes mennesker blant oss som ikke vil være i stand til å benytte seg av selvbetjeningsløsninger via nettet. Det finnes syke, eldre, psykisk utviklingshemmede, enkelte handikappede, personer med funksjonsnedsettelser, digitale analfabeter, personer uten tilgang på IKT-teknologi og nett etc. som vil ha problemer med å nyttiggjøre seg av slike løsninger. For å unngå digitale skiller er det viktig å bidra med opplæring og veiledning for å få flest mulig med på digitaliseringsrevolusjonen. Uansett: I en del sammenhenger må det fortsatt være muligheter for ansikt-til-ansikt-kommunikasjon.

Hvis alt blir fullt ut digitalisert kan dette innebære digital diskriminering og et demokratiproblem. Enkelte kan føle seg utestengt fra samfunnet i og med at alt skjer via “data”, i en verden som enkelte ikke er deltakere i. Ifølge undersøkelse er det over 400.000 nordmenn som føler seg utenfor samfunnet fordi de ikke klarer å benytte seg av digitale tjenester.

Digitalisering kan åpne opp veien for mer globalisering og utkontraktering (tjenesteutsetting, konkurranseutsetting, outsourcing). Digitalisering innebærer mye automatisering, faste rutiner og standardisering, noe som medfører at de digitaliserte tjenestene kan utføres hvor som helst i verden. Hvis pris er det avgjørende finnes det nok av lavkostland å velge blant. Lovverk innenfor blant annet arkiv legger noen begrensninger pr. dags dato når det gjelder “utflagging” av enkelte ting.

NOARK på godt og vondt

Ifølge Arkivverket om Noark-standarden:

“Noark er en norsk standard for dokumentasjonsforvaltning. Standarden er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren. Offentlige virksomheter er pålagt å benytte Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter.”

Noark er en forkortelse for Norsk arkivstandard, og det er snakk om en kravspesifikasjon / standard for elektroniske journalsystemer, dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning i offentlig forvaltning / virksomheter. Bruk av Noark er “lovpålagt” (jf. arkivforskriften) for saks- og arkivsystemer / journalsystemer i offentlig forvaltning.

Enkelte kritiserer Noark for å være en “sovepute” og “bremsekloss” for f. eks. digitalisering. Noark framstår som noe rigid og henger etter den teknologiske utviklingen, og standarden kan kompliserer dokumentflyten. Noark kan gjøre det vanskeligere å lykkes med digitalisering, innovasjon og produktivitetsvekst.

Noark er særnorsk og noe “sært”. Krav om Noark-støtte gjør det ikke helt rett fram for utenlandske aktører til å entre det norske markedet. Noark kan bidra til å svekke konkurransen rett og slett.

Arkiv og arkivering er selvsagt viktig, spesielt innenfor offentlig sektor hvor offentligheten (innbyggerne) har krav og rett på innsyn i mange dokumenter / dokumenttyper og utført saksbehandling. Unntaket er dokumenter, opplysninger og vurderinger unntatt offentligheten (som graderes) i henhold til paragrafer i lovverket, f. eks. taushetsbelagte (pga. forretningshemmeligheter, rikets sikkerhet, enkeltpersoner etc.) eller personsensitive data.

Noen momenter som taler for systematisert arkivering:

  • Det er viktig med arkivdannelsen i seg selv pga. historikk, innsynsmuligheter, offentlighet, gjennomsiktighet i saksbehandlingen, sikre sikker lagring og muligheter for i etterkant å kunne evaluere/vurdere utført saksbehandling og informasjonsbehandling.
  • Man kan i etterkant via arkivdata sjekke om saksbehandlingen fant sted på en trygg, rett og god måte hvor alle tilgjengelige momenter ble tatt med i vurderingene.
  • Systematiserte tiltak gjør det mulig å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet, blant annet gjennom å tilrettelegge for høy grad av konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.
  • Høy grad av gjennomsiktighet og åpenhet kan forhåpentligvis medføre liten grad av korrupsjon.

Arkivering og arkivdannelse i seg selv er viktig slik jeg ser det, men det kan sikkert diskuteres om dagens sære og rigide Noark-standard er hensiktsmessig i framtiden. Ting kan muligens gjøres på en noe mer fleksibel og enklere måte enn det Noark legger opp til?

 

Digitalisering kan bidra til effektivisering og forenkling, men det er viktig å også tenke på dem som faller på utsiden. Det finnes som allerede nevnt personer som faller utenfor og ikke er i stand til å benytte seg av den digitale motorveien. F. eks. har det vært litt fokus i media på NAV-kontorer som er tilnærmet stengt for personlig oppmøte og veiledning for publikum uten avtale og registrering via digitale kanaler.

En stor ulempe med den utstrakte digitaliseringen er at det blir mindre rom for den personlige og menneskelige kommunikasjonen / kontakten. Fjes-til-fjes-kommunikasjon er en rikere form for kommunikasjon enn når alt skjer via datamaskiner og upersonlige løsninger. Man mister den menneskelige dimensjonen når all kommunikasjon blir med en datamaskin eller datasystem i den andre enden.

En fare med digitaliseringen er at ting skjer i et rasende tempo. Den omfattende digitaliseringen kan gå på personvernet og informasjonssikkerheten løs. Det blir ikke “tid” til (ikke prioritert) å foreta gode nok risikovurderinger og konsekvensutredninger (risiko- og sårbarhetsanalyse, ROS) før digitaliseringstoget går.

Nettverket IT-forum digitalisering – Fagdag om digitalisering og tenesteutvikling

Jeg var deltaker på fagdag (for kommuner) om digitalisering og tjenesteutvikling 1. februar 2018 i Førde. Arrangementet ble holdt av IT-forum Sogn og Fjordane, arbeidsgruppe/nettverk digitalisering.

Fra fagdagen har jeg notert meg følgende stikkord:

  • Hvorfor digitalisere: Oppnå effektivisering. Kunne tilby bedre tjenester.
  • Neppe et alternativ å ikke digitalisere. Det kreves og forventes digitalisering fra mange hold.
  • Blant annet store forventninger om digitalisering fra tjenestemottakerne.
  • Digitalisering er ikke bare teknologi. Muligens 20 % teknologi, 80 % annet. Modell: Digitalisering påvirker både organisasjon, mennesker og teknologi (og prosesser/rutiner).
  • Prosessen med digitalisering bør starte med menneskene og organisasjon, ikke teknologien.
  • Uten helhetstenkning blir det få eller ingen gevinster.
  • Jobben er omfattende. Det er behov for samarbeid, både regionalt og nasjonalt. I den forbindelse har forum slik som IT-Forum, undergruppe digitalisering, sin berettigelse. Den enkelte kommune er for liten og svak på egen hånd, og alle kommuner vil tjene på samarbeid kommuner imellom og via nettverk.
  • Utfordring: Ulike nivåer av digital modenhet, både innenfor kommunene og blant tjenestemottakerne.
  • Tips: Hente de “lavthengende fruktene” først, f. eks. elektroniske skjemaer bak ID-portalen, digital signering og digital postkasse (SvarUt).
  • God start: Ta i bruk felleskomponentene/fellesløsningene til KS og Difi:
    • KS: KS FIKS Meldingsformidler bestående av blant annet SvarUT og SvarInn.
    • Difi: Digital postkasse, ID-porten, kontakt- og reservasjonsregisteret. Altinn.
  • Et problem i digitaliseringen er leverandørenes makt og deres lukkede systemer (proprietære, ikke åpne). Det er mangel på standardisering på API- og protokollnivå. Dette gjør det utfordrende med integrasjoner og informasjonsflyt mellom ulike systemer.
  • Det er mange fagsystemer i bruk i en typisk norsk kommune, gjerne nærmere 100 stk.
  • Pågående kommunereform vil kreve sitt. Kan bli krevende å både drive med reform og digitalisering samtidig, noe som i en periode kan gå ut over digitaliseringen.

Lenker:

 

Kommunereformen legger opp til lengre fysiske avstander mellom ulike kommunale enheter. Her kan digitalisering være et hjelpemiddel for å opprettholde nødvendig kommunikasjon. F. eks. kan økt bruk av interaktive videokonferanseløsninger føre til mindre bortkastet reisetid og til mindre bruk av fysiske møter. Imidlertid er bruk av videoløsninger en fattigere kanal for kommunikasjon i forhold til fysiske møter.

Podkast om digitalisering i kommunal sektor

Jeg hørte gjennom en podkast fra Atea som omhandler digitalisering i kommunal (offentlig) sektor:

Bidragsytere i podkasten var Atea, Oslo kommune og IKT-Norge, representert med Robert Steen som er finansbyråd i Oslo kommune, Heidi Austlid som er leder i IKT-Norge og programleder Christian Brosstad fra Atea.

Blant annet ble følgende nevnt, noe fritt gjengitt:

  • Det går framover i sneglefart når det gjelder digitaliseringen i kommunal sektor.
  • Noen utfordringer: Struktur, kultur, ledelse og å få bruke teknologien til endringer.
  • Det er viktig å ha søkelyset rettet mot menneskene, og ikke bare mot selve teknologien.
  • Fokus må rettes mot brukernes behov (tjenester til folket, sette seg i innbyggernes sko), ikke hovedsakelig de ansattes behov.
  • Digitalisering er mye mer enn bare effektivisering og IT / teknologi.
  • Ulike former for kompetanse er viktig, f. eks. endringskompetanse, innkjøpskompetanse, samspillskompetanse og generell digital kompetanse.
  • En utfordring er dagens siloer og siloetater, med lite samspill mellom systemer og avdelinger / tjenesteområder. Det er ofte dårlig informasjonsutveksling mellom de ulike systemer / fagsystemer.
  • Historien om Tim (visjonen), fiktiv tegneseriefigur i framtidens digitaliserte hverdag, ble nevnt.
  • Det er ønskelig med en proaktiv kommunesektor og tjenesteyting, med tilpassede personlige tjenester som tilbys før innbyggeren har kommet på å etterspørre dem.
  • Innovasjon ble nevnt flere ganger.
  • Digitaliseringsprosjektet Oslo Origo ble omtalt.

Mye interessant ble diskutert, og en del spennende vinklinger ble framsatt. Imidlertid oppfattet jeg henne fra IKT-Norge som litt vel høyrevridd politisk sett. Hun hadde litt for mye klokketro på alt det private næringslivet kan utrette av utvikling og innovasjon av løsninger som kan tas i bruk av kommunene.

Så noen refleksjoner litt på siden av selve podkasten:

Det ble lite nevnt om utfordringene med informasjonssikkerhet og personvern. For å få til alt det som ble skissert må det til massiv datalagring av personopplysninger, gjenbruk av informasjon og flyt av informasjon. Dette gir også en del utfordringer rundt sikkerhet og lovlighet.

Når det gjelder IKT-systemer og digitalisering har kommunene en del “sære” og spesielle behov, og de må også forholde seg til en del lover og regler. Det er ikke bare-bare for mindre firma å utvikle noe til kommunal bruk på en regningssvarende måte.

Det er noen få leverandører som i stor grad går igjen når det gjelder å levere IKT-løsninger (fagsystemer, økonomisystemer, saksbehandlingssystemer/arkiv m. m.) til kommunene. Disse har tilnærmet oligopol på leveransene, og konkurransesituasjonen dem imellom er heller lav og dårlig. Leverandørene er såre fornøyd med tingenes tilstand, og de er lite interessert i å gi kommunene alt det de vil ha av funksjonalitet til en vettug pris.

Det blir litt for lett å skylde på kommunene og deres manglende bestiller- og innkjøpskompetanse. Hva med leverandørenes ansvar for manglede muligheter for ekte digitalisering utover å “sette strøm” på skjemaer? Mange av kommunene er små, og de har en relativt liten forhandlingsmakt. Som kommune kjøper man inn strandardsystemer som er hyllevare, og spesielle tilpasninger og skreddersøm blir ofte alt for dyrt og urealistisk å få utført.

Ved digitalisering er det helt sentralt å ha fokus på innbyggerne og deres behov og ønsker. Samtidig skal systemene også være funksjonelle og funksjonsrike for de ansatte. Av og til blir det en aldri så liten motsetning mellom innbyggerbehov og ansattbehov.

Digitalisering er ikke helt rett fram! Det er ikke bare å trykke på en knapp, og så virker alt.

 

 

Jeg har her konsentrert meg om kommunal sektor. Det skjer også en massiv digitalisering innenfor statlig sektor, fylkeskommunal sektor og også innenfor privat sektor (det private næringsliv, inkludert bankene som har drevet med mye digitalisering). Det får bli opp til andre å skrive og å mene noe konkret om disse sektorene.

Man skal ikke akkurat være noen stor spåmann for å kunne konstatere:

Stor automatisering/digitalisering av offentlig forvaltning (kommune m. m.) og ellers i tertiærnæringene (servicenæringene) er nært forestående. Endringene blir store både for kommunalt ansatte og kommunenes innbyggere. En stor digitaliseringsbølge kommer for fullt innen kun kort tid!

Lenker:

Utskrift
Del dette:
Tagged , , , , , , , , , , .Bokmerk permalink.

Om Bjørn Roger Rasmussen

Ta en titt på undersiden "Om bloggen" for mer informasjon om bloggforfatter. Les ellers mer om meg, Bjørn Roger Rasmussen (BRR), på min personlige nettside: https://www.brr.no/

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *